Der Einsatz von mobilen Geräten gehört inzwischen zum Arbeitsalltag. Unternehmen müssen sich darauf einstellen und sichere IT-Management Strukturen aufbauen. Aber wie findet man die richtige Lösung?
Die Antwort liegt im Enterprise Mobility Management – kurz EMM. Der Begriff stammt aus der Informationstechnik und beschreibt die im Unternehmen zentralisierte Verwaltung mobiler Endgeräte wie Smartphones, Notebooks, PDAs oder Tablet- Computer sowie um das Handling von Unternehmensdaten und den sicheren Zugriff mobiler Geräte auf interne Daten und Inhalte.
Der Einsatz spezieller Software ermöglicht es, die verwendete Hardware einer Organisation zu inventarisieren, Software- und Daten des Unternehmens sicher zu verteilen und Daten auf diesen Geräten zu schützen. Da mobile Geräte via Mobilfunk/WLAN mit dem Unternehmensnetz in Kontakt treten, müssen auch Probleme der drahtlosen Verwaltung gelöst werden.
Mobiles Arbeiten als Herausforderungen für Firmen
Während bisher Laptops die klassische mobile IT-Infrastruktur von Unternehmen repräsentiert haben, sind mobile Endgeräte heute vornehmlich als Verbrauchergerät konzipiert, deren Betriebssysteme sich nicht am EMM orientieren. Die wachsende Mobilisierung von Mitarbeitern stellt die Unternehmens-IT daher vor große Herausforderungen.
Nutzer von Smartphones und Tablets suchen beim Einsatz mobiler Geräte in erster Linie Arbeitserleichterung. Überall, flexibel und unabhängig Zugriff auf persönliche wie berufliche Daten zu haben, gehört zum Standard. Und die zunehmende Verbreitung und Leistung mobiler Endgeräte stärkt den Anspruch der Anwender, mit dem eigenen Gerät auf Firmensoftware und -daten zuzugreifen.
Im umgangssprachlichen Neudeutsch heißt die beliebte Nutzung des eigenen Gerätes im Job kurz BYOD: Bring Your Own Device (DE: Bring dein eigenes Gerät). Diese Praxis stellt für Unternehmen ein zusätzliches Risiko dar, da aus dem Verlust des Gerätes, durch unbefugten Zugriff auf Daten oder durch Verwendung externer Dienste, Schäden entstehen können. Dass Mitarbeiter an der IT-Abteilung vorbei zum Beispiel Cloud-Dienste wie Dropbox auf ihren Mobilgeräten für die Erledigung Ihrer Arbeit nutzen, passiert häufig dann, wenn ein Service praktischer erscheint als das, was ihnen vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird.
Solide Planung für nachhaltigen Erfolg
Firmen, die das Entstehen einer Schatten-IT vermeiden wollen, müssen handeln. In der Konsequenz sollte das Sicherheitsbedürfnis einer Organisation bereits vor der die Einführung von Mobile Working sorgfältig geplant werden. Denn die sichere Nutzung von Smartphones und Tablets Im Unternehmen ist auch immer abhängig vom jeweiligen Hersteller des Betriebssystems wie etwa Apple, Microsoft, Blackberry und Google.
Damit das Erlebnis des freien, produktiven und mobilen Arbeiten der Mitarbeiter für ein Unternehmen nicht zum Sicherheitsalptraum wird, sind viele Dinge zu beachten.
Kostenlose Lösungen, wie etwa gratis Software als Beigabe von Mobilfunkverträgen oder anderen Systemen sind meist nur rudimentär und vermitteln eine Pseudosicherheit, die den wirklichen Anforderungen häufig nicht standhalten. Am Markt finden sich unzählige Anbieter und Produktvarianten mit unterschiedlichen Stärken, Einsatzbereichen und Funktionen. Da fällt die Wahl schwer.
Die richtige Planung für eine Mobile Lösung im Unternehmen beginnt bei der Analyse des Schutzbedarfs der Unternehmensdaten und der Frage, welche Arbeitsabläufe in der Praxis mobil möglich sein sollen. Die individuelle Lösung muss dabei an den Geschäftsprozessen, den Mitarbeitern, dem Management und weiteren Faktoren ausgerichtet werden.
Auf Basis der Anforderungsanalyse resultiert ein Grobkonzept, auf dessen Grundlage ein Unternehmen sich frei am Markt nach der passenden Lösung umschauen kann. Hilfreich ist dabei die sogenannte Bewertungsmatrix, die eine zügige Bewertung und Auswahl des passenden Systems ermöglicht. Sinnvoll ist zudem, bei der Einführung die Vorschläge von Fachmitarbeitern oder der IT Abteilung zu berücksichtigen, zu bewerten und wichtige Hinweise vor der Umsetzung in die Freigabe einfließen zu lassen.
Das spezifische Anforderungsszenario für die Anwendung ist die Grundvoraussetzung, die vor der Auswahl eines Produktes geschaffen werden muss. Denn der individuelle Bedarf gibt vor, auf welchen Funktionen und Eigenschaften bei der richtigen Lösung das Augenmerk muss. Mit der passenden EMM-Lösung lassen sich Implementierungen von Smartphones und Tablet PCs im Unternehmen professionell verwalten. Das Unternehmen kann neue Geräte zentral anmelden und konfigurieren, egal ob diese sie von der Firma bereitgestellt wurden dem Mitarbeitern gehören.
Im täglichen Einsatz lassen sich die Installationen der Geräte sich mit Web-Konsole aus der Ferne bequem löschen, sperren oder deren Einstellungen überwachen. Durch spezielle Werkzeuge können EMMLösungen die Einhaltung der unternehmenseigenen Sicherheitsrichtlinien gewährleisten, installierte Apps verwalten und den Zugang zum Firmennetzwerk garantieren. Und die Mitarbeiter können mobiles Arbeiten produktiv, zeitgemäß und flexibel in die eigene Arbeitsgestaltung einbinden.
Das müssen Unternehmen bei EMM beachten:
1) Version des Betriebssystems anforderungsgerecht verwenden. Sicherungsmaßnahmen
dürfen nicht durch „Rooten/ Jailbreaking“ umgangen sein.
2) Daten, aber auch Software auf diesen Geräten muss vor Verlust gesichert werden
(Backup) und ggf. wieder geladen werden können (Update over the air).
3) Gestohlene oder verlorene Geräte müssen bereinigt werden können (Remote lock and wipe).
4) Zugangsrechte zu zentralen Daten müssen auch über die mobilen Geräte verwaltet werden (Policy & Provisioning).
5) Kosten und Verwendung der Geräte muss überwacht werden (Logging & Accounting).
6) Geeignete Anforderungen für Personalabgänge und das anschließend erforderliche Löschen von Unternehmensdaten und -software auf den Geräten (Corporate Wipe), sowie für Neuzugang von Personal.
7) Bei Nutzung privater Geräte: die Möglichkeit der privaten Nutzung muss weiterhin gegeben sein. ggf. Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung.
8) Beachten des Fernmeldegeheimnisses, das den Zugriff auf die privaten Daten auf dem Mobilgerät verbietet.
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